E-Rechnungspflicht
Inkrafttreten ab 01.01.2025 mit Übergangsregelungen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen per E-Mail empfangen zu können. Diese Pflicht gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Hintergrund ist der Richtlinienentwurf der Europäischen Kommission aus Dezember 2022 im Rahmen der sogenannten ViDA-Initiative. Der Beschluss zur gesetzlichen Umsetzung in Deutschland erfolgte durch den Bundesrat am 22. März 2024. Die Verpflichtung umfasst das Empfangen, Lesen und Archivieren. Können Rechnungen nicht empfangen, also nicht gelesen werden, besteht hier das Risiko auf Versagung des Vorsteuerabzugs. 

Überblick

• Verpflichtung zum Empfang von elektronischen Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. 

• Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2027, wenn der gesamte Umsatz des Jahres 2026 mehr als 800.000 EUR beträgt. 

• Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. 

Wer ist betroffen?

Die Pflicht für den Empfang von elektronischen Rechnungen betrifft alle inländischen Unternehmen, darunter ausdrücklich auch Vereine, Vermieter, Land- & Forstwirtschaft, Kleinunternehmer und z. B. Wohnungseigentümergemeinschaften. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Ebenfalls als im Inland ansässig gelten in Deutschland belegene Betriebsstätten eines ausländischen Unternehmers. 

• Eine Rechnung muss in Zukunft (siehe „Ab wann?“) verpflichtend als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger inländische Unternehmer sind. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag maximal 250,00 EUR), Fahrausweise und bestimmte umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, beispielsweise Finanzdienstleistungen, Postdienstleistungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen. Diese Pflicht gilt auch, wenn die Abrechnung durch den Leistungsempfänger in Form einer Gutschrift erfolgt. Auch für Mietverhältnisse muss, sofern an Unternehmen vermietet wird, zumindest eine Dauerrechnung ausgestellt werden, bisher genügte hier der Mietvertrag als Rechnung. 

• Diese Regeln betreffen nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden und Empfänger im Ausland gelten die bisherigen Regelungen. 

Ab wann?

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung ab dem 01.01.2025. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

• Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen per E-Mail empfangen und archivieren zu können.  

• Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR im Jahr 2026 verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. 

• Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. 

• Bis zum 31. Dezember 2024 hat die Rechnung in Papierform Vorrang, digitale Rechnungen dürfen mit Einverständnis des Empfängers versendet werden.

Am 1. Januar 2025 geht der Vorrang auf die E-Rechnungen über, Aussteller dürfen aber innerhalb der oben genannten Fristen weiterhin auch Papierrechnungen und digitale Rechnungen beispielsweise im pdf-Format versenden. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Obacht: Für nicht strukturierte Rechnungen z.B., pdf-Format ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich. 

Mit anderen Worten: Ab dem 1. Januar 2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung. 

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 1. Januar 2025 empfangen zu können. 

Was ist eine E-Rechnung? 

• Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. 

• Die E-Rechnung muss einen solchen strukturierten Datensatz enthalten, kann aber als hybrides Format zusätzlich auch ein visuell lesbares Dokument (z. B. PDF) enthalten.  

• Der reine Datensatz ist maschinell gut zu verarbeiten, für Menschen aber nur schwer lesbar. Es gibt Anwendungen, die solche Rechnungen in einem visuell lesbaren Format darstellen können. In den Anwendungen der DATEV sind diese Funktionen bereits aktiv. 

• Etablierte Formate sind z. B. XRechnung, welches nur aus einem strukturierten Datensatz besteht und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), das als hybrides Format einen Datensatz und eine Sichtkomponente enthält. Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm entsprechen. Hinweis: Bei Abweichungen zwischen dem Belegbild und den Daten sind die Angaben im Datensatz maßgeblich.

• Reine PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen, da sie keinen Datensatz mit den erforderlichen Informationen enthalten.  

Empfang und Archivierung von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen per E-Mail empfangen zu können. Für die Umsetzung der neuen Anforderungen benötigen Sie im ersten Schritt:  

• Eine E-Mail-Adresse, an die andere Unternehmen E-Rechnungen senden können.  

• Ein revisionssicheres Archiv für diese E-Mails. 

Nach unserer Erfahrung bietet es sich an, eine separate E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen anzulegen, beispielsweise rechnungen@unternehmen.de. So können Sie an einer zentralen Stelle alle Rechnungen sammeln, wodurch sich die weitere Verarbeitung erleichtert.  

Für einen einfachen und größtenteils automatisierten Austausch mit unserer Kanzlei möchten wir Ihnen eine besonders praktische Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online empfehlen: Mit der DATEV Upload Mail können Sie Rechnungen per E-Mail an Unternehmen Online senden. Wenn Sie digitale Rechnungen in einem zentralen E-Mail-Postfach sammeln, können Sie mit einer einfachen Weiterleitungsregel alle Nachrichten automatisch weiterleiten. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie dazu weitere Informationen wünschen. Die Einrichtung und Nutzung sind für Sie kostenlos.  

Wichtig ist, die E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde.  

Die Aufbewahrung muss in einem revisionssicheren Archiv erfolgen. Es genügt daher nicht, die E-Mails als Ausdruck aufzubewahren. Auch ein reines Abspeichern der Nachrichten auf einem Laufwerk oder eine Datensicherung genügen den Anforderungen nicht. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsaussteller Ihnen für eine gewisse Übergangszeit als Serviceleistung neben der E-Rechnung eine inhaltsgleiche sonstige Rechnung zur Verfügung stellt.  

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.  

Erstellen von E-Rechnungen 

Auch wenn die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszugeben, während der Übergangsfristen noch aufgeschoben ist, sollten Sie diese im Blick behalten. Die führenden Anbieter haben Ihre Software teilweise bereits angepasst, um elektronische Rechnungen ausgeben zu können oder Zeitpläne für die kommende Umstellung aufgestellt. Die Anwendungen der DATEV sind bereits in der Lage, E-Rechnungen zu erstellen.  

Prüfen Sie, ob die von Ihnen eingesetzte Software den zukünftigen Anforderungen entspricht, damit Sie gegebenenfalls die Möglichkeit haben, sich frühzeitig mit Alternativen auseinanderzusetzen.  

 

PDF Format: E-Rechnungspflicht

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Über den Fortgang des Gesetzgebungsverfahren halten wir Sie auf dem Laufenden. Zögern Sie bitte nicht uns bei Fragen zu kontaktieren. Bei der Kommunikation mit Ihrem Softwareanbieter-/Dienstleister stehen die Ihnen bekannten Kolleginnen und Kollegen von Gehrke Econ sehr gern zur Verfügung.

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