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In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist die IT längst ein zentraler Bestandteil der Wertschöpfung. Die zunehmende Digitalisierung, steigende regulatorische Anforderungen und wachsende Sicherheitsrisiken machen IT-Audits zu einem unverzichtbaren Führungsinstrument. Besonders wertvoll ist dabei die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner wie Gehrke Econ, welcher sich auf IT-Assurance und IT-Compliance für den Mittelstand fokussiert.

IT-Audit: Mehr als Kontrolle – ein strategisches Asset

Ein IT-Audit ist eine systematische Überprüfung der IT-Systeme, Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens. Ziel ist es, Risiken zu identifizieren, die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben zu prüfen und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Für KMU bedeutet dies: Transparenz schaffen, Vertrauen stärken und die eigene Resilienz erhöhen.

Gehrke Econ unterstützt Unternehmen dabei, ihre IT-Systeme so zu gestalten, dass sie den vielfältigen Anforderungen für Compliance-Zertifizierungen gerecht werden. Die geprüfte IT-Compliance wird dabei nicht nur als Pflicht, sondern als Wettbewerbsvorteil verstanden – mit messbarem Nutzen für Kunden, Partner und Behörden.

Relevante Prüfungsstandards und Gehrke Econ’s Ansatz

Seit 2023 ist der Prüfungsstandard ISA DE 315 verbindlich. Er ersetzt den bisherigen IDW PS 330 und legt besonderen Wert auf das Verständnis der IT-Systemlandschaft und des Kontrollumfelds. Die Prüfung erfolgt in vier Schritten:

1. Verständnis der IT-Umgebung und Geschäftsprozesse

2. Bewertung der IT-Kontrollen und Risiken

3. Funktionsprüfung der IT-Kontrollsysteme

4. Ableitung konkreter Prüfungshandlungen

Gehrke Econ integriert diese Standards in seine Auditmethodik und ergänzt sie durch branchenspezifische Anforderungen. Die IT-Audits decken regelmäßig kritische Schwachstellen auf – insbesondere in der IT-Sicherheit, Notfallvorsorge und Datenintegrität. Die Ergebnisse zeigen: Viele KMU nutzen vorhandene technische und organisatorische Möglichkeiten noch nicht ausreichend.

Typische Herausforderungen in KMU

Führungskräfte in KMU stehen oft vor folgenden Hürden:

  • Begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen
  • Fehlendes spezialisiertes IT-Sicherheitswissen
  • Unklare Zuständigkeiten und fehlende Dokumentation
  • Externe Anforderungen durch Banken, Versicherungen oder Kunden

Gehrke Econ begegnet diesen Herausforderungen mit einem interdisziplinären Team aus Wirtschaftsprüfern, IT-Spezialisten und Prozess-Beratern. Die persönliche Betreuung und die Erfahrung aus zahlreichen Projekten im Mittelstand sorgen für praxisnahe und nachhaltige Lösungen.

Best Practices für die Umsetzung mit Gehrke Econ

Damit ein IT-Audit wirksam und effizient ist, sollten folgende Prinzipien beachtet werden:

  • Dokumentation sicherstellen: Eine nachvollziehbare und vollständige Dokumentation ist Grundlage für jede Prüfung und für die interne Steuerung.
  • Risikoorientierter Ansatz: Fokus auf kritische Systeme wie Finanzbuchhaltung, Kundendaten oder Produktionssteuerung.
  • Externe Expertise nutzen: Gehrke Econ bietet zertifizierte IT-Auditoren mit tiefem Verständnis für mittelständische Strukturen.
  • Mitarbeitende einbeziehen: Schulungen und Sensibilisierung sind essenziell – denn der Mensch ist oft das größte Sicherheitsrisiko.

Fazit: IT-Audit als Führungsaufgabe – mit dem richtigen Partner

Ein IT-Audit ist keine technische Detailprüfung, sondern eine strategische Führungsaufgabe. Es geht darum, Risiken zu erkennen, Vertrauen zu schaffen und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner wie Gehrke Econ erleichtert diesen Prozess erheblich und sorgt für geprüfte Sicherheit, rechtssichere Prozesse und nachhaltige IT-Compliance.

Führungskräfte sollten den IT-Audit-Prozess aktiv begleiten und die Ergebnisse in die Unternehmensstrategie integrieren. Wer als KMU frühzeitig in IT-Sicherheit und Prüfprozesse investiert, stärkt nicht nur die eigene Position im Markt, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und digitale Souveränität.

Wir unterstützen Sie gerne! Hier mehr erfahren.

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In einer zunehmend digitalisierten und regulierten Geschäftswelt sind IT-Assurance und IT-Compliance zentrale Bestandteile einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Sie betreffen nicht nur die IT-Abteilung, sondern sind organisationsübergreifend relevant – insbesondere für Unternehmen, die auf digitale Prozesse, Cloud-Dienste oder automatisierte Entscheidungsfindung setzen. Unser Artikel „Organisationen mit Fokus auf IT-Assurance und IT-Compliance-Maßnahmen“ zeigt:

  • Welche Branchen besonders betroffen sind
  • Welche IT-Compliance und Anforderungen gelten

1. Regulierte Branchen

Beispiele: Finanzwesen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Energieversorger

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • Informationssicherheit und Digitale Souveränität
    • Compliance-Management-Systeme (CMS)
    • Angemessenheit interner Kontrollsysteme
    • Dokumentation und Prüfung von Schnittstellen und automatisierten Prozessen 
    • Sicherstellung von Outsourcing-Prozessen
  • Compliance-Standards:
    • GoBD, DORA
    • BaFin-Vorgaben, MaRisk, KWG, XAIT
    • ISO 27001, ISO 27799, COBIT, ITIL
    • IDW PS 951, ISAE 3402
    • BSI-Grundschutz, BAIT, VAIT

2. Unternehmen mit komplexen IT-Landschaften

Beispiele: Konzerne mit ERP-Systemen, Data Warehouses, Cloud-Plattformen, KI-Anwendungen oder BPO-Modellen

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • Sicherstellung der Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit in komplexen Systemlandschaften 
    • Einhaltung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorgaben (z. B. GoBD) 
    • Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff in Cloud-Umgebungen- Transparenz und ethische Kontrolle bei KI-Anwendungen 
    • Dokumentation und Prüfung von Schnittstellen und automatisierten Prozessen 
    • Sicherstellung von Outsourcing-Prozessen
    • Compliance-Management-Systeme (CMS)
    • Nachweis über Angemessenheit der Kontrollsysteme
  • Compliance-Standards:
    • GoBD
    • ISAE 3402, IDW PS 951, IDW PS 980 (CMS)
    • ISO 42001 & EU AI Act (bei KI-Anwendungen)
    • IT-Grundschutz, ISO 27001, ISO 27017, BSI C5 (Cloud)

3. Öffentliche Verwaltungen und Behörden

Beispiele: Kommunen, Landesbehörden, Bundesinstitutionen

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • Informationssicherheit und Digitale Souveränität
    • GoBD-konforme digitale Buchführung & Verfahrensdokumentation
    • E-Government
    • Compliance-Management-Systeme (CMS)
  • Compliance-Standards:
    • KS IDW PS 951, IDW PS 980 (CMS)
    • ISO 27001, BSI 200-x Standards
    • XÖV-Rahmenwerk, IT-Planungsrat-Standards

4. Industrieunternehmen mit automatisierten Produktionsprozessen

Beispiele: Maschinenbau, Automotive, Chemie, Pharma

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • GoBD-konforme digitale Buchführung & Verfahrensdokumentation
    • Risikokontrollsysteme
    • Nachvollziehbarkeit von Produktionsdaten
    • Schutz vor Manipulation und Ausfall
  • Compliance-Standards:
    • IKS IDW PS 951, IDW PS 980 (CMS)
    • ISO 27001, IEC 62443, BSI-Grundschutz
    • TISAX (Automobil-Lieferkette)

5. Handelsunternehmen mit E-Commerce und Omnichannel-Strategien

Beispiele: Einzelhandel, Großhandel, Online-Plattformen

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • Informationssicherheitsmanagementsystem
    • GoBD-konforme digitale Buchführung & Verfahrensdokumentation
    • Zahlungsdaten & PCI DSS
    • Transparente Preisgestaltung, Widerrufsrecht
  • Compliance-Standards:
    • GoBD
    • IDW PS 951 & ISAE 3402
    • ISO 27001, PCI-DSS
    • IDW PS 980 (CMS)

6. Bildungseinrichtungen und Hochschulen

Beispiele: Universitäten, Forschungseinrichtungen, Akademien

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • GoBD-konforme digitale Buchführung & Verfahrensdokumentation
    • Forschungsdatenrichtlinien
    • Schutz personenbezogener Daten
  • Compliance-Standards:
    • GoBD
    • ISO 27001, BSI-Grundschutz-Profil Hochschulen
    • IDW PS 980 (CMS), ISO 19600

7. Soziale Einrichtungen und NGOs

Beispiele: Wohlfahrtsverbände, Stiftungen, gemeinnützige Organisationen

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • GoBD-konforme digitale Buchführung & Verfahrensdokumentation
    • Transparenzanforderungen
    • Nachweis der Mittelverwendung
  • Compliance-Standards:
    • ISAE 3402, IDW PS 951
    • IDW PS 980, IT-Compliance-Guideline Sozialwirtschaft (FINSOZ)
    • DICO L19 Leitlinie für NGOs

8. Logistik- und Transportdienstleister

Beispiele: Speditionen, Paketdienste, Lagerbetreiber

  • IT-Compliance-Anforderungen:
    • Supply-Chain- Management
    • Informationssicherheit
    • GoBD-konforme digitale Buchführung & Verfahrensdokumentation
    • Sicherheitsrichtlinien für Tracking- und Lagerdaten
    • Schnittstellenprüfung zu Partnern
  • Compliance-Standards:
    • ISO 27001, ISO 28000 (Supply Chain Security)
    • NIS2-Richtlinie, KRITIS-Dachgesetz
    • TISAX (Automobil-Lieferkette)

Fazit

IT-Assurance und IT-Compliance sind heute zentrale Elemente verantwortungsvoller Unternehmensführung. Sie stehen für Transparenz, Vertrauen und strategische Steuerung. Eine professionelle Begleitung durch Gehrke-Econ unterstützt Organisationen dabei, diese Prinzipien wirksam umzusetzen und regulatorische sowie unternehmerische Anforderungen nachhaltig zu erfüllen.

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Die Einführung eines ERP-Systems ist ein strategisch bedeutsames Projekt, das tiefgreifende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, IT-Infrastruktur und Compliance eines Unternehmens hat. Neben klassischen Projekt- und IT-Risiken sind insbesondere steuerliche und rechtliche Anforderungen wie die GoBD zu beachten. Mit seiner projektbegleitende IT-Prüfung nach IDW PS 850 bietet Gehrke Econ hier einen strukturierten Rahmen zur Risikominimierung und Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit.

1. Risiken bei der ERP-Einführung

  • Budget- und Zeitüberschreitungen durch unklare Anforderungen oder mangelhafte  Projektsteuerung.
  • Fehlende Ressourcen oder Know-how im Projektteam.
  • Unzureichendes Testmanagement, das zu Fehlern im Produktivbetrieb führt.

  • Fehlerhafte Datenmigration, insbesondere bei Stamm- und Bewegungsdaten.
  • Systeminkompatibilitäten mit bestehenden Anwendungen.
  • Unzureichende IT-Sicherheit und mangelnde Zugriffskontrollen.

  • Widerstand der Mitarbeitenden gegen neue Prozesse.
  • Fehlende Change-Management-Maßnahmen.
  • Unklare Verantwortlichkeiten im Projekt.

  • Nichtbeachtung der GoBD, insbesondere bei der Datenmigration und Archivierung.
  • Fehlende Verfahrensdokumentation, die die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Buchführung gefährdet.

2. Die GoBD im Kontext der ERP-Einführung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) definieren die Anforderungen an die digitale Buchführung. Bei der Einführung eines ERP-Systems sind insbesondere folgende Punkte relevant:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
  • Unveränderbarkeit der Daten und Belege.
  • Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenmigration.
  • Zeitgerechte Erfassung und Archivierung.
  • Verfahrensdokumentation, die alle Prozesse und Systeme beschreibt.

Ein Verstoß gegen die GoBD kann zum Verlust der Bilanzkontinuität, zur Verwerfung der Buchführung und zur Gewinnschätzung durch die Finanzbehörden führen (§ 162 AO).

3. Relevanz der projektbegleitenden Prüfung nach IDW PS 850

Der Prüfungsstandard IDW PS 850 regelt die projektbegleitende Prüfung bei IT-Projekten wie der ERP-Einführung. Durch das Gehrke Econ IT-Audit werden Risiken frühzeitig identifiziert und die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sichergestellt.

Prüfungsinhalte

  • Projektorganisation und -management: Bewertung der Steuerungsmechanismen.
  • Datenmigration: Prüfung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit.
  • IKS und Compliance: Sicherstellung der Einhaltung der GoBD und anderer Vorschriften.
  • Verfahrensdokumentation: Prüfung auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.

Vorteile

  • Frühzeitige Risikoerkennung und Vermeidung von Fehlentwicklungen.
  • Sicherstellung der GoBD-Konformität, insbesondere bei der Datenübernahme.
  • Revisionssicherheit durch dokumentierte Prüfprozesse.
  • Effizienzsteigerung durch gezielte Prüfungsbegleitung und Feedback.

Fazit

Die Einführung eines ERP-Systems ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein steuerlich und organisatorisch sensibles Vorhaben. Die Einhaltung der GoBD ist dabei essenziell, um steuerliche Risiken zu vermeiden. Eine projektbegleitende IT-Prüfung durch Gehrke Econ nach IDW PS 850 ermöglicht es, Risiken frühzeitig zu identifizieren und die Ordnungsmäßigkeit der neuen Systemlandschaft gegenüber Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfern transparent darzustellen.

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IT-Compliance wird 2026 zum strategischen Erfolgsfaktor für Unternehmen. Neben klassischen Anforderungen wie den GoBD und der Prüfung des internen Kontrollsystems (IKS) rücken neue Themen wie KI-Governance und die Prüfung von KI-Systemen gemäß IDW PS 861 und ISO/IEC 42001 in den Fokus. Ein professionelles IT-Audit – durch Gehrke Econ – stellt sicher, dass IT- und KI-Prozesse nicht nur sicher, sondern auch prüfbar und ethisch verantwortbar gestaltet sind.

1. GoBD: Ordnungsmäßigkeit in der digitalen Buchführung mit Gehrke Econ

Die GoBD definieren die Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung steuerlich relevanter Daten. 2026 sind insbesondere folgende Punkte relevant:

  • E-Rechnungspflicht: Seit Januar 2025 müssen strukturierte elektronische Rechnungen verwendet werden.
  • Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen ohne Konvertierung prüfbar sein.
  • Dokumentation von Konvertierungen: OCR-Ergebnisse und Formatwechsel sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
  • Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen ihre Prozesse zur Datenverarbeitung, Archivierung und Zugriff klar beschreiben.

Ein von Gehrke Econ zertifiziertes, GoBD-konformes System bildet die Grundlage für die steuerliche Anerkennung und minimiert Risiken durch Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen.

2. IKS-Aufbau & Prüfung mit Gehrke Econ nach IDW PS 951 und ISAE 3402

Die Prüfung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist essenziell für die Verlässlichkeit ausgelagerter Dienstleistungen:

  • IDW PS 951 (Deutschland) und ISAE 3402 (international) prüfen die Angemessenheit und Wirksamkeit von Kontrollen.
  • Typ 1: Prüfung der Konzeption und Implementierung zu einem Stichtag.
  • Typ 2: Zusätzlich Prüfung der Wirksamkeit über einen Zeitraum.

Ein durch Gehrke Econ geprüfter IKS-Bericht signalisiert gelebte Unternehmenssteuerung und stärkt das Vertrauen von Stakeholdern. Er erleichtert nicht nur die Jahresabschlussprüfung, sondern wird zunehmend als Qualifikationsmerkmal in Ausschreibungen und zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen vorausgesetzt.

3. KI-Managementsysteme: Neue Prüfstandards und Governance

Mit dem zunehmenden Einsatz von KI-Systemen steigen die Anforderungen an deren Steuerung, Kontrolle und Prüfung. Ein durch Gehrke Econ durchgeführter IT-Audit schafft hier Transparenz, stärkt das Vertrauen in die eingesetzten Technologien und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

IDW PS 861 – Prüfung von KI-Systemen

  • Entwickelt für Prüfungen außerhalb der Abschlussprüfung.
  • Basiert auf ISAE 3000 (Revised).
  • Bewertet die Angemessenheit und ggf. Wirksamkeit von KI-Systemen.
  • Prüfkriterien umfassen:
    • Ethische und rechtliche Anforderungen
    • Nachvollziehbarkeit und Erklärbarkeit
    • IT-Sicherheit
    • Leistungsfähigkeit
    • Governance und Monitoring

ISO/IEC 42001 – KI-Managementsystem

  • Erster internationaler Standard für KI-Governance.
  • Deckt den gesamten Lebenszyklus von KI-Systemen ab.
  • Anforderungen:
    • Einführung eines KI-Managementsystems (AIMS)
    • Risikomanagement für KI-bezogene Gefährdungen
    • Transparenz, Fairness, Nichtdiskriminierung
    • Integration in bestehende Managementsysteme (z. B. ISO 27001)

Diese Standards – geprüft und begleitet durch Gehrke Econ – unterstützen Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen wie den EU AI Act zu erfüllen und stärken das Vertrauen von Stakeholdern in den verantwortungsvollen Einsatz von KI.

Neuer Artikel in der Zeitschrift kfz-betrieb: Wie der Investitionsbooster Kfz-Betrieben nutzt. Veränderte Abschreibungsregeln, sinkende Körperschaftsteuer und neue Investitionsanreize – das Investitionsbooster-Gesetz der Bundesregierung eröffnet Autohäusern und Werkstätten spannende Chancen. 

Steuerliche Vorteile und Wachstumsperspektiven für das Kfz-Gewerbe

Der nachstehende Artikel ist in der Zeitschrift kfz-Betrieb Nr. 39–40 Anfang Oktober erschienen.
Dennis J. Hartmann und Carina Rathmann von Gehrke Econ zeigen, wie Betriebe jetzt von den neuen steuerlichen Möglichkeiten profitieren können – von verbesserten Abschreibungen bis zu Sonderregelungen für E-Fahrzeuge.

Jetzt lesen im aktuellen Heft von kfz-betrieb (Ausgabe 39–40/2025)!

Der kfz-Betrieb ist eine Medienmarke der Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Würzburg.

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Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH kann unter bestimmten Voraussetzungen ertragsteuerneutral erfolgen. Insbesondere müssen hierzu sämtliche wesentlichen Betriebsgrundlagen des Einzelunternehmens auf die GmbH übertragen werden. Betrieblich genutzte Immobilien, die im Eigentum des Einzelunternehmers stehen, sind immer wesentliche Betriebsgrundlage. In der Praxis führte dies bisher für derartige Umwandlungsvorgänge zu einem Interessenkonflikt:

Wird die Immobilie mit auf die GmbH übertragen kann die Umwandlung zwar ertragsteuerneutral (ohne Einkommen- und Gewerbesteuerbelastung) durchgeführt werden. Der Vorgang löste jedoch Grunderwerbsteuer aus. Wird die Immobilie zurückbehalten, ist die Umwandlung regelmäßig nicht ohne Ertragsteuerbelastung möglich.

Grundsätzlich sind Umwandlungsvorgänge zwar nach § 6a GrEStG von der Grunderwerbsteuer befreit. Die Finanzverwaltung hatte bisher in einem Erlass (GLE 25.5.2023 S 4514, Tz. 2.1) jedoch explizit darauf hingewiesen, dass die Steuerbefreiung nicht für die Umwandlung eines Einzelunternehmens auf eine neu gegründete Kapitalgesellschaft anzuwenden sei.

Mit Urteil vom 25. September 2024 (II R 2/22) ist der Bundesfinanzhof der Auffassung der Finanzverwaltung entgegengetreten. Danach kann eine solche Umwandlung unter die Befreiung der Grunderwerbsteuer nach § 6a GrEStG fallen. Die übrigen Voraussetzungen des § 6a GrEStG sind dabei jedoch zu beachten.

Die Finanzverwaltung hat das Urteil am 30.04.2025 im Bundessteuerblatt veröffentlicht (BStBl II 2025, 253). Das Urteil entfaltet somit auch Bindungswirkung gegenüber der Finanzverwaltung.

Somit können nun auch Umwandlungen eines Einzelunternehmens in eine GmbH zukünftig ohne Grunderwerbsteuerbelastung durchgeführt werden.

Wir unterstützen Sie!

Sie haben Fragen rund um die Neustrukturierung und Umwandlung Ihres Unternehmens? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Anika Hartmann,
° Diplom-Kauffrau (FH) ° Fachberaterin für Unternehmensnachfolge (DStV e. V.) ° Steuerberaterin ° Geschäftsführerin ° Partnerin
Laufbahn
  • Wirtschaftsstudium an der Fachhochschule Wilhelmshaven
  • Bestellung zur Steuerberaterin in 2012
  • Tätigkeit als Steuerberaterin in verschiedenen mittelständischen Steuerberatungsgesellschaften
  • Seit 2022 bei Gehrke Econ
Schwerpunkte
  • Steuerliche Gestaltungsberatung
  • Steuerliche Beratung in Unternehmensnachfolgeprozessen
  • Begleitung von Betriebsprüfungen
  • Laufende steuerliche Betreuung mittelständischer Unternehmensgruppen sowie Erstellung der Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
  • Durchführung von Steuerschulungen
Moritz Bauer,
° Master of Arts Taxation ° Steuerberater ° Manager
Laufbahn
  • Studium der Rechtswissenschaften an der Leuphana Universität Lüneburg
  • Studium M.A. – Taxation an der FHDW Hannover
  • Bestellung zum Steuerberater 2024
  • Seit 2021 bei Gehrke Econ
Schwerpunkte
  • Gestaltende Steuerberatung
  • Umstrukturierungen / Umwandlungen von Unternehmen
  • Steuerliche Strukturierung von Unternehmenskäufen und -verkäufen, Due Diligence
  • Entsorgung von Pensionszusagen
  • Steuerliche Beratung in Unternehmensnachfolgeprozessen
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Mit dem Ziel, die Transparenz im Umgang mit elektronischen Kassensystemen zu erhöhen und Steuerhinterziehung wirksam zu bekämpfen, wurde die sogenannte Kassenmeldepflicht in § 146a der Abgabenordnung (AO) verankert. Diese Verpflichtung betrifft Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen.

Obwohl die Einführung ursprünglich bereits für das Jahr 2020 vorgesehen war, verzögerte sich die Umsetzung aufgrund technischer Hürden. Ab dem 1. Januar 2025 steht nun eine funktionierende Infrastruktur zur Verfügung, die eine elektronische Übermittlung der erforderlichen Daten an die Finanzverwaltung ermöglicht.

Im Folgenden werden die rechtlichen Grundlagen, die betroffenen Unternehmen, die Mitteilungspflichten, die Fristen sowie der Inhalt der Meldung übersichtlich und praxisnah dargestellt.

Einführung & Hintergrund

  • Die Kassenmeldepflicht gemäß § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) wurde ursprünglich für den 1. Januar 2020 vorgesehen. Aufgrund fehlender technischer Infrastruktur konnte die Umsetzung jedoch nicht wie geplant erfolgen. Erst ab dem 1. Januar 2025 steht eine funktionierende Übermittlungsoption zur Verfügung – über das Online-Portal „Mein ELSTER“ sowie die ERiC-Schnittstelle.
  • Diese gesetzliche Verpflichtung dient der besseren Nachvollziehbarkeit von Bargeldtransaktionen und der Bekämpfung von Steuerhinterziehung im Zusammenhang mit elektronischen Kassensystemen.

Betroffene Unternehmen

Die Meldepflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen. Dazu zählen insbesondere auch:

  • Bäckereien
  • Konditoreien
  • Gastronomiebetriebe
  • Einzelhändler
  • Dienstleister mit Kassenbetrieb

Mitteilungspflichten & Fristen

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer verpflichtet, dem zuständigen Finanzamt bestimmte Informationen zu ihren Kassensystemen mitzuteilen. Die Fristen richten sich nach dem Zeitpunkt der Anschaffung oder Außerbetriebnahme:

  • TSE-Kassen, angeschafft vor dem 1. Juli 2025
    Mitteilung spätestens bis zum 31. Juli 2025
  • TSE-Kassen, angeschafft ab dem 1. Juli 2025
    Mitteilung innerhalb von einem Monat nach Anschaffung
  • Außerbetriebnahme ab dem 1. Juli 2025
    Mitteilung ebenfalls innerhalb von einem Monat
  • Außerbetriebnahme vor dem 1. Juli 2025
    Nur meldepflichtig, wenn die ursprüngliche Anschaffung bereits gemeldet wurde

Inhalt der Mitteilung

Die Mitteilung an das Finanzamt muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
  • Art der verwendeten TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. Registrierkasse, PC-Kasse)
  • Anzahl der eingesetzten Systeme
  • Seriennummer(n) der Geräte
  • Datum der Anschaffung
  • Datum der Außerbetriebnahme (z. B. bei Verkauf, Defekt, Diebstahl oder Standortwechsel)

Besonderheiten bei der Übermittlung

  • Die Mitteilung muss einheitlich für alle Systeme einer Betriebsstätte erfolgen.
  • Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme gelten als angeschafft und sind entsprechend zu melden.
  • Bei Änderungen der Art des verwendeten Systems oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ebenfalls eine Meldung erforderlich.
  • Wenn Sie das System an einem anderen Standort oder in einer anderen Betriebsstätte einsetzen, muss dies gemeldet werden.
  • Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle.

Vorgehen

  • Sie können diese Meldung selbstständig und kostenlos nach einer Registrierung im Online-Portal ELSTER vornehmen.
  • Alternativ ist auch eine Meldung über den Kassenhersteller rechtlich zulässig, sofern dieser diesen Service anbietet. Bitte sprechen Sie doch ihren Kassenhersteller an, ob dieser die Übernahme der Meldung für ihr eingesetztes Aufzeichnungssystem anbietet. Dies dürfte häufig die günstigste und komfortabelste Lösung zur Erfüllung der Meldepflicht sein.

PDF Format: Mandanteninformation ° Kassenmeldepflicht nach § 146a AO

Wir unterstützen Sie!

Über den Fortgang des Gesetzgebungsverfahren halten wir Sie auf dem Laufenden. Zögern Sie bitte nicht uns bei Fragen zu kontaktieren. Für eine persönliche Beratung stehen die Ihnen bekannten Kolleginnen und Kollegen von Gehrke Econ sehr gerne zur Verfügung.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Neben Ihren bekannten Ansprechpartnern bei Gehrke Econ stehen Ihnen hierfür: 

Stephan Hachmeyer (stephan.hachmeyer@gehrke-econ.de; 0511-700 50-189) und

Tobias Ostermeier (tobias.ostermeier@gehrke-econ.de; 0511-700 50-575)

gerne zur Verfügung 

Zu weiteren spanenden Artikeln: News

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Am 22.11.2024 hat der Bundesrat dem Jahressteuergesetz 2024 zugestimmt, welches zuvor am 18.10.2024 im Bundestag verabschiedet wurde. Ebenso hat der Bundesrat dem Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums zugestimmt.

Das Gesetz enthält eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen, die verschiedene Steuerarten betreffen. Viele der Neuregelungen sind technischer Art, d.h. konkretisieren Gesetzesformulierungen und nehmen Anpassungen an die Rechtsprechung vor.

Ausgewählte Maßnahmen, die für Sie von Bedeutung sein könnten, möchten wir Ihnen gern kurz erläutern. 

Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums

Das Gesetz sieht eine Anhebung des Grundfreibetrags um 180 EUR auf 11.784 EUR vor. Dadurch soll der Gesetzesbegründung nach die steuerliche Freistellung des Existenzminimums der steuerpflichtigen Bürgerinnen und Bürger sichergestellt werden.

Einkommensteuer

Steuerbefreiung für Photovoltaikanlagen (§ 3 Nr. 72 EStG)

Die Steuerbefreiung für Photovoltaikanlagen setzt nun einheitlich für alle Gebäudearten voraus, dass die Photovoltaikanlage maximal eine Bruttoleistung von 30 Kilowatt (peak) je Wohn- oder Gewerbeeinheit beträgt. Insgesamt darf die Bruttoleistung unverändert höchstens 100 Kilowatt (peak) pro Steuerpflichtigen oder Mitunternehmerschaft betragen.

Dies gilt erstmals für Anlagen, die nach dem 31.12.2024 angeschafft, in Betrieb genommen oder erweitert werden.

Neuregelungen zur Übermittlung der E-Bilanz (§ 5b Abs. 1 EStG)

Die Neuregelung von § 5b Abs. 1 EStG erweitert den Umfang der elektronisch an die Finanzbehörden zu übermittelnden Daten. Neben den bisher bereits zu übermittelnden Daten, u.a. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalkonten, müssen nun auch Kontennachweise, der Anlagenspiegel und das zugrundeliegende Anlagenverzeichnis übermittelt werden. Dieser Übermittlungsumfang gilt ebenfalls für die Steuerbilanz. Jede für steuerliche Zwecke zu erstellende Bilanz ist ebenfalls von der Übermittlungspflicht umfasst. Ebenso sind Anhang, Lagebericht, Prüfungsbericht und gesondert zu erstellende Verzeichnisse nach § 5 Abs. 1 Satz 2 und § 5a Abs. 4 EStG elektronisch zu übermitteln.

Die Pflicht zur Übermittlung von Kontennachweisen tritt für Wirtschaftsjahre in Kraft, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen. Die übrigen neuen Übermittlungspflichten gelten hingegen erst für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2027 beginnen.

Buchwertübertragung zwischen beteiligungsidentischen Personengesellschaften (§ 6 Abs. 5 EStG)

Die unentgeltliche Übertragung eines Wirtschaftsguts zwischen vollständig beteiligungsidentischen Personengesellschaften erfolgt nun auch zwingend zu Buchwerten.

Die Buchwertübertragung ist in allen offenen Veranlagungen anzuwenden. Für Übertragungen vor dem 12.1.2024 kann aus Vertrauensschutzgründen davon abgesehen werden, wenn die an beiden Gesellschaften beteiligten Gesellschafter dies gemeinsam beantragen.

Kinderbetreuungskosten (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG)

Ab dem Veranlagungszeitraum 2025 sind 80 % der Betreuungskosten, aber max. 4.800 EUR pro Kind als Sonderausgaben abziehbar. Bisher konnten lediglich zwei Drittel der Aufwendungen und höchstens 4.000 EUR abgezogen werden.

Sonderausgabenabzug von Vorsorgeaufwendungen (§ 10 Abs. 2b Satz 2 u. 3 EStG)

Die von einer gesetzlichen Krankenkasse ausgezahlten Bonusleistungen für zum Beispiel Schutzimpfungen oder Früherkennungsuntersuchungen gelten bis zu einer Höhe von 150 EUR je Versicherter und Beitragsjahr nicht als Beitragserstattung. Darüber hinaus gelten die Bonusleistungen wie bisher als Beitragserstattung. Es besteht die Möglichkeit nachzuweisen, dass die ausgezahlten Bonusleitungen keine Beitragserstattung darstellen. Dies entspricht der bisher angewandten Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung, die für geleistete Zahlungen bis zum 31.12.2024 gilt.

Die gesetzliche Neuregelung gilt ab dem 01.01.2025.

Vermögensbeteiligungen von Arbeitnehmern (§ 19a EStG)

Geldwerte Vorteile aus Vermögensbeteiligungen von Arbeitnehmern können aufgeschoben besteuert werden, wenn Anteile am Unternehmen des Arbeitgebers überlassen werden. Dies gilt nun auch, wenn Anteile an verbundenen Unternehmen des Arbeitgebers übertragen werden. Der Anteil an einem Konzernunternehmen kann jedoch nur dann steuerbegünstigt übertragen werden, wenn die Schwellenwerte für kleine und mittlere Unternehmen (§ 19a Abs. 3 EStG) in Bezug auf die Gesamtheit aller Konzernunternehmen nicht überschritten werden und die Gründung keines Konzernunternehmen mehr als 20 Jahre zurückliegt.

Die Regelung gilt rückwirkend ab dem Veranlagungszeitraum 2024.

Verlustverrechnungskreis bei Termingeschäften (§ 20 Abs. 6 Sätze 5 und 6 EStG)

Es werden die gesonderten Verlustverrechnungskreise für Termingeschäfte und die betragsmäßige Beschränkung der Verrechenbarkeit von Verlusten aus Forderungsausfällen gestrichen. Die Änderung gilt in allen offenen Fällen.

Abzug von Unterhaltsaufwendungen (§ 33a Abs. 1 Satz 12 EStG)

Der Abzug von Unterhaltsaufwendungen als außergewöhnliche Belastungen ist für Geldzuwendungen nur noch möglich, wenn die Zahlung durch Überweisung auf das Konto der unterhaltenen Person erfolgt. Bar ausgezahlte Unterhaltsaufwendungen sind nicht mehr abziehbar.

Die Änderung gilt ab dem Veranlagungszeitraum 2025.

Haushaltsnahe Dienstleistungen, Beschäftigungsverhältnisse und Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG)

Die Steuerermäßigungen können ab dem Veranlagungszeitraum 2025 nur noch in Anspruch genommen werden, wenn die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt.

Gewerbesteuer

Einfache gewerbesteuerliche Grundbesitzkürzung (§ 9 Nr. 1 Satz 1 GewStG)

Aufgrund der neu festgesetzten Grundsteuerwerte wird die Grundbesitzkürzung angepasst. Ab dem Veranlagungszeitraum 2025 wird die Summe des Gewinns nicht mehr um 1,2 % des Einheitswerts des Grundbesitzes gekürzt, sondern um die als Betriebsausgabe berücksichtigte Grundsteuer.

Umsatzsteuer

Steuerbefreiung für Bildungsleistungen (§ 4 Nr. 21 Buchst. a UStG)

Die Steuerbefreiung gilt nun für „die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienenden Leistungen von Einrichtungen des öffentlichen Rechts, die mit solchen Aufgaben betraut sind, privaten Schulen und anderen allgemeinbildenden oder berufsbildenden Einrichtungen“. Das bisher bekannte Bescheini- gungsverfahren, wonach die zuständige Landesbehörde bescheinigen muss, dass die o.g. Einrichtungen „Schulunterricht, Hochschulunterricht, Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung und damit eng verbundene Lieferungen und sonstige Leistungen erbringen“ bleibt erhalten. Steuerbefreit ist außerdem „Schul- und Hochschulunterricht, der von Privatlehrern erteilt wird“. Der Begriff des Privatlehrers umfasst nur natürliche Personen.

Die Regelungen gelten ab dem 1.1.2025.

Vorsteuerabzug bei Ist-Versteuerung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG)

Der Vorsteuerabzug bei Leistungsbezug von einem Ist-Versteuerer (§ 20 UStG) soll künftig erst dann möglich sein, wenn und soweit eine Zahlung auf die ausgeführte Leistung erfolgt ist. Um dies für den Unternehmer erkennbar zu machen, müssen Rechnungen eines Ist-Versteuerers die Bezeichnung “Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten” tragen.

Die Regelung gilt erstmals für Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2027 ausgestellt werden.

Erbschaftsteuer

Steuerstundung bei Wohnimmobilien (§ 28 Abs. 3 ErbStG)

Eine Stundung der Erbschaftsteuer erfolgt für bis zu 10 Jahre weiterhin auf Antrag, wenn die Erbschaftsteuer auf zu Wohnzwecken genutzten Grundbesitz entfällt und diese nur durch Veräußerung dieses Grundbesitzes aufgebracht werden kann. Neu ist, dass neben eigenen Wohnzwecke auch fremde Wohnzwecke in den Anwendungsbereich der Regelung fallen. Liegt der Grundbesitz im Ausland, gilt diese Regelung nicht mehr wie bisher nur für den EU-/EWR-Raum, sondern für alle Drittstaaten, welche auf einer entsprechenden Liste des Bundesfinanzministerium geführt werden.

Die Stundung endet, wenn der Grundbesitz an Dritte übergeht oder nicht mehr zu eigenen oder fremden Wohnzwecken genutzt wird.

Die Neuregelung greift für Erwerbe nach Ablauf des 30. Novembers 2024 (Datum des letzten Tages des Monats, in dem die Verkündung erfolgt ist).

Erhöhung des Erbfallkostenpauschbetrags (§ 10 Abs. 5 Nr. 3 Satz 2 ErbStG)

Der Erbfallkostenpauschbetrag wird von 10.300 EUR auf 15.000 EUR erhöht.

Dies gilt für Erwerbe nach Ablauf des 30. Novembers 2024 (Datum des letzten Tages des Monats, in dem die Verkündung erfolgt ist).

Grunderwerbsteuer

Definition der Zugehörigkeit eines Grundstücks zum Vermögen einer Gesellschaft
(§ 1 Abs. 4a GrEStG)

Mit der Neuregelung wird die Zugehörigkeit eines Grundstücks zum Vermögen einer Gesellschaft gesetzlich definiert. Ein Grundstück gehört hiernach zum Vermögen der Gesellschaft, die zuletzt einen Grundtatbestand nach § 1 Abs. 1 GrEStG über das Grundstück verwirklicht hat, wenn und solange keine Rückgängigmachung des Erwerbs nach § 16 Abs. 1 GrEStG erfolgte. Der Gesetzgeber trifft damit eine einmalige Zuordnung eines Grundstücks.

Die von der Finanzverwaltung in der Vergangenheit angewandte Mehrfachzuordnung von Grundstücken, die zum Teil zu doppelter Belastung mit Grunderwerbsteuer führte, ist somit nicht mehr anwendbar.

Steuervergünstigung für die Gesamthand (§ 23 Abs. 27 GrEStG)

Die Steuervergünstigungen des § 5 GrEStG sowie des § 6 GrEStG, die auf Grundstücksübertragungen einer Gesamthand abzielen, finden seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) zum 1.1.2024 über § 24 GrEStG weiter Anwendung. Im Hinblick auf laufende Nachbehaltensfristen wird geregelt, dass allein das Inkrafttreten des MoPeG nicht zu einer Verletzung laufender Nachbehaltensfristen führt, die bis zum 31.12.2026 verwirklicht wurden. Die Nachbehaltensfristen gelten weiter, ein Verstoß liegt immer vor, wenn sich der Anteil am Gesellschaftsvermögen innerhalb der Nachbehaltensfrist vermindert.

PDF Format: Jahressteuergesetz 2024 und Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums

Wir unterstützen Sie!

Zögern Sie bitte nicht uns bei Fragen zu kontaktieren. Für eine persönliche Beratung stehen die Ihnen bekannten Kolleginnen und Kollegen von Gehrke Econ sehr gerne zur Verfügung.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Neben Ihren bekannten Ansprechpartnern bei Gehrke Econ stehen Ihnen hierfür: 

Dennis Hartmann (dennis.hartmann@gehrke-econ.de; 0511-70050-155)  

Anika Hartmann (anika.hartmann@gehrke-econ.de; 0511 70050-121) 

gerne zur Verfügung 

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Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen per E-Mail empfangen zu können. Diese Pflicht gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Hintergrund ist der Richtlinienentwurf der Europäischen Kommission aus Dezember 2022 im Rahmen der sogenannten ViDA-Initiative. Der Beschluss zur gesetzlichen Umsetzung in Deutschland erfolgte durch den Bundesrat am 22. März 2024. Die Verpflichtung umfasst das Empfangen, Lesen und Archivieren. Können Rechnungen nicht empfangen, also nicht gelesen werden, besteht hier das Risiko auf Versagung des Vorsteuerabzugs. 

Überblick

  • Verpflichtung zum Empfang von elektronischen Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. 

  • Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2027, wenn der gesamte Umsatz des Jahres 2026 mehr als 800.000 EUR beträgt. 

  • Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. 

Wer ist betroffen?

Die Pflicht für den Empfang von elektronischen Rechnungen betrifft alle inländischen Unternehmen, darunter ausdrücklich auch Vereine, juristische Personen des öffentlichen Rechts, Vermieter, Land- & Forstwirtschaft, Kleinunternehmer und z. B. Wohnungseigentümergemeinschaften. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Ebenfalls als im Inland ansässig gelten in Deutschland belegene Betriebsstätten eines ausländischen Unternehmers. 

  • Eine Rechnung muss in Zukunft (siehe „Ab wann?“) verpflichtend als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger inländische Unternehmer sind. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag maximal 250,00 EUR), Fahrausweise und bestimmte umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, beispielsweise Finanzdienstleistungen, Postdienstleistungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen. Diese Pflicht gilt auch, wenn die Abrechnung durch den Leistungsempfänger in Form einer Gutschrift erfolgt. Auch für Mietverhältnisse muss, sofern an Unternehmen vermietet wird, zumindest eine Dauerrechnung ausgestellt werden, bisher genügte hier der Mietvertrag als Rechnung. 

  • Diese Regeln betreffen nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden und Empfänger im Ausland gelten die bisherigen Regelungen. 

Ab wann?

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung ab dem 01.01.2025. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

  • Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen per E-Mail empfangen und archivieren zu können.  

  • Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR im Jahr 2026 verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. 

  • Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. 

  • Bis zum 31. Dezember 2024 hat die Rechnung in Papierform Vorrang, digitale Rechnungen dürfen mit Einverständnis des Empfängers versendet werden.

Am 1. Januar 2025 geht der Vorrang auf die E-Rechnungen über, Aussteller dürfen aber innerhalb der oben genannten Fristen weiterhin auch Papierrechnungen und digitale Rechnungen beispielsweise im pdf-Format versenden. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Obacht: Für nicht strukturierte Rechnungen z.B., pdf-Format ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich. 

Mit anderen Worten: Ab dem 1. Januar 2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung. 

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 1. Januar 2025 empfangen zu können. 

Was ist eine E-Rechnung? 

  • Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. 

  • Die E-Rechnung muss einen solchen strukturierten Datensatz enthalten, kann aber als hybrides Format zusätzlich auch ein visuell lesbares Dokument (z. B. PDF) enthalten.  

  • Der reine Datensatz ist maschinell gut zu verarbeiten, für Menschen aber nur schwer lesbar. Es gibt Anwendungen, die solche Rechnungen in einem visuell lesbaren Format darstellen können. In den Anwendungen der DATEV sind diese Funktionen bereits aktiv. 

  • Etablierte Formate sind z. B. XRechnung, welches nur aus einem strukturierten Datensatz besteht und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), das als hybrides Format einen Datensatz und eine Sichtkomponente enthält. Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm entsprechen. Hinweis: Bei Abweichungen zwischen dem Belegbild und den Daten sind die Angaben im Datensatz maßgeblich.

  • Reine PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen, da sie keinen Datensatz mit den erforderlichen Informationen enthalten.  

Empfang und Archivierung von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen per E-Mail empfangen zu können. Für die Umsetzung der neuen Anforderungen benötigen Sie im ersten Schritt:  

  • Eine E-Mail-Adresse, an die andere Unternehmen E-Rechnungen senden können.  

  • Ein revisionssicheres Archiv für diese E-Mails. 

Nach unserer Erfahrung bietet es sich an, eine separate E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen anzulegen, beispielsweise rechnungen@unternehmen.de. So können Sie an einer zentralen Stelle alle Rechnungen sammeln, wodurch sich die weitere Verarbeitung erleichtert.  

Für einen einfachen und größtenteils automatisierten Austausch mit unserer Kanzlei möchten wir Ihnen eine besonders praktische Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online empfehlen: Mit der DATEV Upload Mail können Sie Rechnungen per E-Mail an Unternehmen Online senden. Wenn Sie digitale Rechnungen in einem zentralen E-Mail-Postfach sammeln, können Sie mit einer einfachen Weiterleitungsregel alle Nachrichten automatisch weiterleiten. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie dazu weitere Informationen wünschen. Die Einrichtung und Nutzung sind für Sie kostenlos.  

Wichtig ist, die E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde.  

Die Aufbewahrung muss in einem revisionssicheren Archiv erfolgen. Es genügt daher nicht, die E-Mails als Ausdruck aufzubewahren. Auch ein reines Abspeichern der Nachrichten auf einem Laufwerk oder eine Datensicherung genügen den Anforderungen nicht. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsaussteller Ihnen für eine gewisse Übergangszeit als Serviceleistung neben der E-Rechnung eine inhaltsgleiche sonstige Rechnung zur Verfügung stellt.  

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.  

Erstellen von E-Rechnungen 

Auch wenn die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszugeben, während der Übergangsfristen noch aufgeschoben ist, sollten Sie diese im Blick behalten. Die führenden Anbieter haben Ihre Software teilweise bereits angepasst, um elektronische Rechnungen ausgeben zu können oder Zeitpläne für die kommende Umstellung aufgestellt. Die Anwendungen der DATEV sind bereits in der Lage, E-Rechnungen zu erstellen.  

Prüfen Sie, ob die von Ihnen eingesetzte Software den zukünftigen Anforderungen entspricht, damit Sie gegebenenfalls die Möglichkeit haben, sich frühzeitig mit Alternativen auseinanderzusetzen.  

 

PDF Format: E-Rechnungspflicht

Wir unterstützen Sie!

Über den Fortgang des Gesetzgebungsverfahren halten wir Sie auf dem Laufenden. Zögern Sie bitte nicht uns bei Fragen zu kontaktieren. Bei der Kommunikation mit Ihrem Softwareanbieter-/Dienstleister stehen die Ihnen bekannten Kolleginnen und Kollegen von Gehrke Econ sehr gern zur Verfügung.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Neben Ihren bekannten Ansprechpartnern bei Gehrke Econ stehen Ihnen hierfür: 

Stefan Ammon (stefan.ammon@gehrke-econ.de; 0511-70050-131)  

Christian Schauer (christian.schauer@gehrke-econ.de; 0511 70050-557) 

Stephan Hachmeyer (stephan.hachmeyer@gehrke-econ.de; 0511 70050-189) 

gerne zur Verfügung 

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Ergebnisse unserer IT-Audits

Gehrke Econ ist als Wirtschaftsprüfungsunternehmen unter anderem dazu verpflichtet, im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen bei unseren Mandanten, mittels der Durchführung von IT-Audits, die Sicherheit rechnungslegungsrelevanter IT-Systeme zu beurteilen. Diese IT-Audits haben uns in den letzten Jahren einen tiefen Einblick in den Aufbau, die Organisation und die Wirkungsweise der jeweiligen IT-Systeme gegeben und auch die Akzeptanz in der Geschäftsführung deutlich gemacht. Diese Einblicke und Ergebnisse möchten wir in diesem Rundschreiben exklusiv mit Ihnen teilen.

Grundsätzlich ließ sich feststellen, dass sich das Commitment und Bewusstsein für die Relevanz sowie Notwendigkeit von IT-Sicherheit bei den Führungskräften erhöht hat. Dennoch zeigen die Ergebnisse unserer IT-Audits, dass eine Vielzahl von Unternehmen noch nicht die zur Verfügung stehenden technischen und organisatorischen Möglichkeiten in ausreichendem Maße nutzen.

Schwachstellen in der IT-Sicherheit können zum Verlust der Verfügbarkeit und Integrität der IT-Systeme und Firmendaten führen. Störungen der Wertschöpfungsprozesse bis zur Handlungsfähigkeit, Bußgelder auf Grund von Datenschutzverletzungen, ein Reputationsverlust bei Shareholdern sowie die Wiederherstellung der IT-Systeme sind weitere mögliche unerwünschte Folgen. Es entstehen unnötige Kosten, die erfahrungsgemäß bis in die Insolvenz führen können.

IT-Audit

  • Das IT-Audit im Rahmen einer Jahresabschlussprüfung gilt der Feststellung, ob risikobehaftete IT-Bereiche anhand vorhandener Kontrollmechanismen ausreichend adressiert werden und damit die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit sowie Integrität rechnungslegungsrelevanter IT-Systeme einschließlich der verarbeiteten Finanzdaten sichergestellt ist.
  • Ein IT-Audit erstreckt sich dabei auch auf die Aufnahme und Beurteilung des IT-Systemumfelds, die Prüfung der IT-Organisation, umgesetzte Maßnahmen der Cyber- und Informationssicherheit sowie die Notfallvorsorge.

IT-Compliance & Assurance

  • Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßig IT-Audits bei ihren Mandanten durchzuführen. Aufgrund der digitalen Transformation und der sich fortlaufend erhöhenden Komplexität der IT-Systeme wurden die IT-Prüfvorgaben durch den Gesetzgeber erneut erweitert und verschärft.
  • Als Maßstab für die Beurteilung der IT-Systeme werden durch die Wirtschaftsprüfer dabei neben den gesetzlichen Bestimmungen diverse Rechnungslegungsvorschriften, Stellungnahmen und Erlasse herangezogen.

Ergebnisse unserer IT-Audits

  • Die Ergebnisse unserer IT-Audits basieren auf den Prüfungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus verschiedenen Branchen. Sie stellen keine repräsentative Statistik dar. Dennoch sind alle Erkenntnisse zu würdigen, da in überdurchschnittlich vielen Unternehmen umfangreiche und kritische Mängel in der IT-Sicherheit identifiziert wurden.

  • Die Ziele der IT sind nicht immer definiert und können dadurch von den Unternehmenszielen abweichen. Die IT Abteilung ist ohne direkte Anbindung an die Geschäftsführung und entwickelt sich in eine andere Richtung als das Unternehmen.

  • Die personellen Ressourcen der IT-Abteilung sind selten ausreichend, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Es besteht oft eine Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern.

  • Mitarbeiter der IT-Abteilung verfügen nicht immer über das notwendige Fachwissen, wodurch die Anforderungen an die IT-Sicherheit nicht angemessen umgesetzt werden können.

  • Nicht alle Mitarbeiter sind in der Lage, sicher mit ihren IT-Ressourcen umzugehen (im Büro und zuhause). Selten sind sie ausreichend für Cyber-Risiken, wie z.B. Social Engineering, sensibilisiert und im Umgang mit Notsituationen geschult.

  • Wenige Unternehmen haben ihre kritischen Wertschöpfungsprozesse und IT-Systeme eindeutig identifiziert, wodurch keine Ableitung von IT-Sicherheitsmaßnahmen gemäß der Daten- und Systemkritikalität erfolgen kann.

  • Ein vollumfängliches IT-Asset-Management ist selten vorhanden. Die vorhandene Hard- und Software ist nicht vollständig inventarisiert. Es mangelt an Klarheit über den tatsächlichen Bestand, wodurch notwendige Schutzmaßnahmen nicht flächendeckend umgesetzt werden.

  • Oft sind Verfahren zum IT-Risikomanagement nicht oder nicht ausreichend etabliert, wodurch Risiken aus der IT nicht erkannt werden. Eine Ableitung und Umsetzung von angemessenen Schutzmaßnahmen kann nicht erfolgen. Ein dediziertes IT-Sicherheitskonzept ist selten vorhanden.

  • Die Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit ist nach einem IT-Ausfall nicht oder nicht in angemessener Zeit möglich. Oft fehlt ein anwendbares Notfallkonzept sowie Übung im Umgang mit Notfallsituationen.

  • Die Sicherheitseinrichtungen von Supply-Chain-Partnern und Kunden werden unzureichend betrachtet. Schwachstellen im Sicherheitssystem der Dienstleister könnten zu einer unzureichenden Leistungserbringung und damit zu einer Störung wesentlicher Geschäftsprozesse führen.

  • Unzureichende physische Sicherungsmaßnahmen der Serverräume und Rechenzentren gefährden den ordnungsgemäßen Betrieb. Zutrittsberechtigungen zu Technikräumen sind selten formuliert und Zutritte nicht nachvollziehbar protokolliert.

  • Es existieren Sicherheitslücken durch veraltete Betriebssysteme sowie Datenbanken, da Software- und Sicherheitsupdates nicht zeitgerecht durchgeführt werden.

  • In wenigen Fällen gibt es einen unzureichenden Virenschutz, der zum Verlust der Verfügbarkeit und Integrität relevanter Informationen führen kann.

  • Technische Sicherungsmaßnahmen für den Zugriff auf die IT-Systeme von intern, und das Unternehmensnetzwerk von extern, sind selten angemessen. Es kommt zum unautorisierten Zugriff auf Systeme und Daten.

  • Es fehlen Rollen- und Rechtekonzepte, um fachlich angemessene Definitionen mit technischen Rollen und restriktiven Rechten in den IT-Systemen zu verknüpfen. User- und Rechtereviews werden nicht regelmäßig durchgeführt. Die Datenintegrität ist aufgrund von unautorisiertem Zugriff gefährdet. Unberechtigte Personen erhalten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten.

  • Vorgaben und Kontrollen für Änderungen an den IT-Systemen sind nicht formuliert. Dadurch gelangen Änderungen in die IT-Systeme und verhindern, dass Daten richtig, vollständig und korrekt verarbeitet werden können.

  • Datensicherungen erfolgen nicht regelmäßig und werden nicht auf Vollständigkeit überprüft. Wiederherstellungstests aus dem Backup werden nicht durchgeführt. Es besteht das Risiko eines Datenverlustes.

  • Ein Monitoring der Hardwarekomponenten erfolgt nicht oder unvollständig. Dadurch kommt es zum Hardwareausfall, was u.a. zum Verlust der Verfügbarkeit der IT-Systeme und Daten führt.
  • Die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen rechnungslegungsrelevanter Prozesse und IT-Systeme sind kaum vorhanden bzw. unvollständig oder nicht aktuell. Ohne Dokumentation über die angemessene Umsetzung und Einhaltung der GoBD-Anforderungen können Nachweis- und Rechenschaftspflichten nicht erfüllt werden.

Ursachen & Gründe

  • Viele Unternehmen besitzen kaum Kenntnisse über das eigene Risikoprofil und die allgemeine Cyber-Bedrohungslage, wodurch ein Bewusstsein für notwendige Investitionen in IT-Sicherheit fehlt.
  • Einigen Geschäftsführern ist nicht bewusst, welche finanziellen Auswirkungen eine mangelhafte IT-Security auf die Performance des Unternehmens haben wird. Der Human-Factor wird als IT-Sicherheitsrisiko unterschätzt.

  • Unternehmen, die sich bereits über die Risiken aus dem Gebrauch von IT-Systemen bewusst sind, fehlt es an Fachpersonal mit notwendigem Know-How und zeitlichen Ressourcen. Oft mangelt es an ausreichendem Budget, um sich als potenzieller Arbeitgeber gegen Mitbewerber zu behaupten.
  • Auch bei der Nutzung externer IT-Dienstleister vertrauen Unternehmen darauf, dass „alles“ sicher ist, überprüfen dieses jedoch nicht. Es fehlen angemessene Kontrollmaßnahmen.

Empfehlungen

  • Beantworten Sie für sich die Frage, wie lange Sie ohne Ihre IT-Systeme sowie Daten handlungsfähig sind und Ihre Wertschöpfungsprozesse aufrechterhalten können. Stellen Sie fest, ob Ihr Unternehmen wirksam gegen Cyber-Risiken geschützt ist.
  • Erstellen Sie einen Notfallplan, um die Funktion der kritischen IT-Systeme und Daten in angemessener Zeit wiederherzustellen. Simulieren Sie den Ernstfall. Schulen und sensibilisieren Sie alle Mitarbeiter für IT-Sicherheit.
  • Legen Sie Informationssicherheitsziele fest. Führen Sie eine Risikoanalyse durch und setzen Sie ein IT-Sicherheitskonzept mit wirksamen organisatorischen und technischen Maßnahmen um.
  • Vervollständigen und aktualisieren Sie die Dokumentation der IT-Systemlandschaft. Richten Sie ein internes Kontrollsystem ein. Verifizieren Sie regelmäßig die Wirksamkeit Ihrer Sicherheitseinrichtungen und schließen Sie sukzessive alle Schwachstellen nachhaltig.
  • Übernehmen Sie proaktiv Engagement und Verantwortung für IT-Sicherheit. Nehmen Sie notwendige IT-Sicherheitsmaßnahmen in die strategische Planung auf, stellen Sie benötigte Ressourcen bereit und benennen Sie Sicherheitsverantwortliche.
  • Erstellen bzw. aktualisieren Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen über Ihre rechnungslegungsrelevanten Prozesse und IT-Systeme.
  • Verzichten Sie auf unnötige Kosten durch vermeidbare Störungen und Wiederherstellung Ihrer IT-Systeme sowie Wertschöpfungsprozesse, Bußgelder durch Datenschutzverletzungen und einen Reputationsverlust bei Ihren Shareholdern.

 

PDF Format: IT Sicherheit

 

Wir unterstützen Sie!

Falls Sie sich in Themen der IT-Compliance und Assurance unsicher sind, kommen Sie gerne auf uns zu. Für eine persönliche Beratung stehen die Ihnen bekannten Kolleginnen und Kollegen von Gehrke Econ sehr gerne zur Verfügung.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Norman Escherich,
° IT-Auditor
Laufbahn
  • M.Eng. Cyber Security & IT-Forensic
  • MBA Engineering Management
  • Bsc European Technology and Business Management
  • CySA+ Cyber Security Analyst
  • IT Security Officer
  • IT Security Manager
  • IT-Auditor ISO 27001, IT-Grundschutz
  • SAP-Auditor (IDW)
  • ERP-Migration Auditor (IDW)
  • Datenschutzbeauftragter gem. Art. 37 Abs. 5 EU-DSGVO
  • OSS Forensiker (HPM)
  • Master ChatGPT for Ethical Hacking
  • Certified AI/ML Specialist
  • Ausbilder der Ausbilder (AEVO)
Schwerpunkte
  • IT-Assurance und Compliance – Beratung, Auditierung sowie Zertifizierung
  • IT-Audits, innerhalb und außerhalb von Jahresabschlussprüfungen
  • IT-gestützte Kontrollsysteme
  • Softwareprodukte
  • IT-Transformation, Einführung und Migration
  • KI-Managementsysteme
  • M&A IT-Due Diligence
  • IT-Sicherheit, Informationssicherheit, Cyber-Sicherheit, Datenschutz
  • Business Continuity und Notfall-Management
  • Prozess- und Verfahrensdokumentation
  • IT-Forensik, Datenanalysen, Journal Entry Tests, Fraud-Detection
  • Ext. ISO und CISO
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