Kassenmeldepflicht nach § 146a AO

Mit dem Ziel, die Transparenz im Umgang mit elektronischen Kassensystemen zu erhöhen und Steuerhinterziehung wirksam zu bekämpfen, wurde die sogenannte Kassenmeldepflicht in § 146a der Abgabenordnung (AO) verankert. Diese Verpflichtung betrifft Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen.

Obwohl die Einführung ursprünglich bereits für das Jahr 2020 vorgesehen war, verzögerte sich die Umsetzung aufgrund technischer Hürden. Ab dem 1. Januar 2025 steht nun eine funktionierende Infrastruktur zur Verfügung, die eine elektronische Übermittlung der erforderlichen Daten an die Finanzverwaltung ermöglicht.

Im Folgenden werden die rechtlichen Grundlagen, die betroffenen Unternehmen, die Mitteilungspflichten, die Fristen sowie der Inhalt der Meldung übersichtlich und praxisnah dargestellt.

Einführung & Hintergrund

• Die Kassenmeldepflicht gemäß § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) wurde ursprünglich für den 1. Januar 2020 vorgesehen. Aufgrund fehlender technischer Infrastruktur konnte die Umsetzung jedoch nicht wie geplant erfolgen. Erst ab dem 1. Januar 2025 steht eine funktionierende Übermittlungsoption zur Verfügung – über das Online-Portal „Mein ELSTER“ sowie die ERiC-Schnittstelle.

• Diese gesetzliche Verpflichtung dient der besseren Nachvollziehbarkeit von Bargeldtransaktionen und der Bekämpfung von Steuerhinterziehung im Zusammenhang mit elektronischen Kassensystemen.

Betroffene Unternehmen

Die Meldepflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen. Dazu zählen insbesondere auch:

• Bäckereien
• Konditoreien
• Gastronomiebetriebe
• Einzelhändler
• Dienstleister mit Kassenbetrieb

Mitteilungspflichten & Fristen

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer verpflichtet, dem zuständigen Finanzamt bestimmte Informationen zu ihren Kassensystemen mitzuteilen. Die Fristen richten sich nach dem Zeitpunkt der Anschaffung oder Außerbetriebnahme:

• TSE-Kassen, angeschafft vor dem 1. Juli 2025
  Mitteilung spätestens bis zum 31. Juli 2025
• TSE-Kassen, angeschafft ab dem 1. Juli 2025
  Mitteilung innerhalb von einem Monat nach Anschaffung
• Außerbetriebnahme ab dem 1. Juli 2025
  Mitteilung ebenfalls innerhalb von einem Monat
• Außerbetriebnahme vor dem 1. Juli 2025
  Nur meldepflichtig, wenn die ursprüngliche Anschaffung bereits gemeldet wurde

Inhalt der Mitteilung

Die Mitteilung an das Finanzamt muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der verwendeten TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. Registrierkasse, PC-Kasse)
• Anzahl der eingesetzten Systeme
• Seriennummer(n) der Geräte
• Datum der Anschaffung
• Datum der Außerbetriebnahme (z. B. bei Verkauf, Defekt, Diebstahl oder Standortwechsel)

Besonderheiten bei der Übermittlung

• Die Mitteilung muss einheitlich für alle Systeme einer Betriebsstätte erfolgen.
• Auch gemietete oder geleaste Kassensysteme gelten als angeschafft und sind entsprechend zu melden.
• Bei Änderungen der Art des verwendeten Systems oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ebenfalls eine Meldung erforderlich.
• Wenn Sie das System an einem anderen Standort oder in einer anderen Betriebsstätte einsetzen, muss dies gemeldet werden.
• Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle.

Vorgehen

• Sie können diese Meldung selbstständig und kostenlos nach einer Registrierung im Online-Portal ELSTER vornehmen.
• Alternativ ist auch eine Meldung über den Kassenhersteller rechtlich zulässig, sofern dieser diesen Service anbietet. Bitte sprechen Sie doch ihren Kassenhersteller an, ob dieser die Übernahme der Meldung für ihr eingesetztes Aufzeichnungssystem anbietet. Dies dürfte häufig die günstigste und komfortabelste Lösung zur Erfüllung der Meldepflicht sein.

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