Unsere Zahl des Monats Ausgabe 35
Wissens-Werte aus der Bäckerbranche.

Was sind die Anforderungen einer Kassennachschau nach § 146b Abgabenordnung?

Spontaner Besuch ist oft Anlass zur Freude. Allerdings nicht zwingend, wenn der Betriebsprüfer in der Filiale steht und sich für die Kassenprüfung interessiert, dies verursacht erst einmal Stress. Damit im Ernstfall eine Kassenprüfung gut über die Bühne geht, raten wir unseren Kunden sich vorab auf das Szenario der Kassenprüfung vorzubereiten.

Mit Einführung des § 146b AO besteht seit dem 1. Januar 2018 die Möglichkeit der Kassennachschau und seit dem 1. April 2021 ist die Überprüfung der gesetzlichen Vorgaben des § 146a AO (TSE) ein weiterer wesentlicher Grund für die Durchführung von Kassennachschauen. Zudem können die in der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen dazu führen, dass der Amtsträger nach § 146b Abs. 3 AO zu einer Außenprüfung übergeht.

Aber was sind die Anforderungen des Finanzbeamten und was darf und was darf er nicht? Hierzu möchten wir einige wesentliche Fragestellungen beantworten.

• Wo darf die Kassennachschau stattfinden?

Die Kassennachschau darf in allen Räumen durchgeführt werden, in denen Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden, insbesondere in den Räumlichkeiten, in denen die Kassensysteme genutzt werden oder Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Im Umkehrschluss darf die Kassennachschau nicht in den privaten Räumlichkeiten durchgeführt werden. Dies dürften Sie verneinen.

• Wann darf eine Kassennachschau stattfinden?

Das ist nicht nur die Zeit, in der das Geschäft geöffnet ist (Ladenöffnungszeit), sondern auch dann, wenn bei Ihnen regelmäßig gearbeitet wird. Falls an Sonn- und Feiertagen bzw. auch zu Nachtstunden geöffnet ist kann auch eine Kassenprüfung zu dieser Zeit erfolgen.

• Wann beginnt die Kassennachschau?

Zu dem Zeitpunkt, zu dem der Finanzbeamte sich als Kassenprüfer zu erkennen gibt und die schriftliche Prüfungsanordnung überreicht beginnt die Kassennachschau. Er kann aber bereits vorab Testkäufe durchführen und somit bereits vorab verdeckt beobachten.

• Wie weit darf der Betriebsprüfer bei seiner Tätigkeit gehen?

Der Betriebsprüfer darf alle Unterlagen zum Bar-Verkehr verlangen, es ist jedoch keine Durchsuchung. Er darf sich nicht selbst Zutritt zu den Geschäftsräumen verschaffen oder Schubladen und Schränke durchsuchen. Er dürfte diese Handlung auch nicht bei uns als Steuerberater durchführen. Unterlagen sind dann Kassenbücher, tägliche Kassenberichte, Belege für Barausgaben und –einnahmen, Eigenbelege, Ein- und Auszahlungsbelege von Bankkonto, Bedienungs- und Programmierprotokolle. Insbesondere wird er die Verfahrensdokumentation erfragen.

• Kann eine Kassennachschau bei einer offenen Ladenkasse stattfinden?

Insbesondere beim Führen einer offenen Ladenkasse kann eine Kassennachschau bzw. Kassensturz durchgeführt werden. Dann müssen natürlich alle Belege und Aufzeichnungen da sein.

• Wer sollte das Unternehmen bei der Kassennachschau vertreten?

Verantwortliche Geschäftsführung oder Inhaber sollten vor Ort sein, oder Vertreter, der die Befugnis hat, im Namen des Unternehmens zu handeln.

• Wie kann ich mich vor Betrügern schützen?

Der Beamte muss seinen Dienstausweis vorzeigen, der Name des Prüfers sollte zudem auf der Prüfungsanordnung stehen. Die Prüfer dürfen kein Geld annehmen, also falls dies der Fall ist, stimmt definitiv etwas nicht.

Mit der richtigen Vorbereitung kann das Stresslevel gesenkt werden! Hierzu gehören eine Verfahrensdokumentation und organisatorische Maßnahmen!

Welche Inhalte sollte die Verfahrensdokumentation u.a. beinhalten?

• Wie ist der Geschäftsablauf und wann kommt es zur Bezahlung?
• Welche Zahlungsmodalitäten bestehen?
• Wer darf kassieren?
• Wie werden verauslagte Betriebsausgaben erfasst?
• Wer macht wann einen Kassenabschluss?
• Wer führt den Kassenbericht / Kassenbuch?
• Wie und wo werden Daten archiviert?

Welche Organisatorischen Maßnahmen kann ich vorbereiten?

• Schaffen Sie geeignete eigene Kontrollmechanismen, um Auffälligkeiten frühzeitig zu identifizieren
• Auskunftspersonen festlegen und einweisen
• Allgemeine Verhaltensregelungen bei einer Nachschau festlegen
• Datenexport mit Begrenzung auf bestimmten Zeitraum beherrschen bzw. ggf. Anleitung erstellen
• Kontaktdaten des Kassenherstellers notieren
• Regelmäßige Kassenupdates

Fazit:

Eine gute Vorbereitung reduziert das Stresslevel einer Kassenprüfung. Zur Vorbereitung gehören klare Verantwortlichkeiten und die notwendigen Unterlagen, insbesondere sollte eine Verfahrensdokumentation vorliegen, die die tatsächlichen Gegebenheiten widerspiegelt. Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter damit Sie für den Ernstfall vorbereitet sind. Sprechen Sie uns gern an, um das Vorgehen mit Ihnen zu besprechen.

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