Datenschutzinformationen zur Durchführung einer Videokonferenz/Online-Veranstaltungen über Microsoft Teams

Für die Videokonferenzen und Online-Meetings verwenden wir Microsoft Teams von Microsoft. In diesem Zusammenhang werden zur Durchführung der Videokonferenz die für die Nutzung des Dienstes erforderlichen personenbezogenen Daten der Nutzer durch unseren Auftragsverarbeiter, die Gehrke Econ GmbH & Co. KG, an die Microsoft Ireland Operations Ltd. („Microsoft“) übermittelt. Die Microsoft Teams Dienste haben ein Testat nach dem BSI-Anforderungskatalog „Cloud-Computing Compliance Controls Catalogue“ (BSI C5) erhalten. Ein interner Prüfprozess bei Microsoft sorgt für eine C5-Konformität aller Cloud-Services. Bei den Videokonferenzen werden sowohl die Signalisierung als auch die Gesprächsinhalte verschlüsselt. Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten zur Durchführung von Online-Veranstaltungen (nachfolgend als „Veranstaltung“ bezeichnet) über Webex sowie Ihre diesbezüglichen Rechte unterrichten.

 

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

 

Datenschutzrechtlich verantwortlich im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist immer nur das jeweilige Unternehmen der Gehrke Econ Gruppe, das den Termin/die Veranstaltung organisiert und durchführt. Dies können innerhalb der Gehrke Econ Gruppe folgende Unternehmen sein:

1. Gehrke Econ GmbH & Co. KG, Imkerstraße 5, 30916 Isernhagen
Telefon: +49 511 70050-599, Telefax: +49 511 70050-7599, E-Mail: service@gehrke-econ.de

2. Gehrke Econ Steuerberatungsgesellschaft mbH, Imkerstraße 5, 30916 Isernhagen
Telefon: +49 511 70050-0, Telefax: +49 511 70050-700, E-Mail: steuerberatung@gehrke-econ.de

3. Gehrke Econ GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Aegidientorplatz 2 b, 30159 Hannover
Telefon: +49 511 70050-600, Telefax: +49 511 70050-7600, E-Mail: wirtschaftspruefung@gehrke-econ.de

4. Gehrke Econ Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Imkerstraße 5, 30916 Isernhagen
Telefon: +49 511 70050-500, Telefax: +49 511 70050-7500, E-Mail: rechtsberatung@gehrke-econ.de

5. Gehrke Econ Unternehmensberatungsgesellschaft mbH, Imkerstraße 5, 30916 Isernhagen
Telefon: +49 511 70050-400, Telefax: +49 511 70050-7400, E-Mail: unternehmensberatung@gehrke-econ.de

6. Gehrke Econ Celle Steuerberatungsgesellschaft mbH, Hafenstraße 2 a, 29223 Celle
Telefon: +49 5141 977268-230, Telefax: +49 5141 977268-239, E-Mail: celle@gehrke-econ.de

7. Gehrke Econ Lehrte Steuerberatungsgesellschaft mbH, Burgdorfer Straße 10 c, 31275 Lehrte
Telefon: +49 5132 5092-200, Telefax: +49 5132 5092-222, E-Mail: lehrte@gehrke-econ.de

 

Der Dienst Microsoft Teams wird den o.g. Gesellschaften mit Ausnahme von Punkt 1 im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit der Gehrke Econ GmbH & Co. KG zur Verfügung gestellt.

 

II. Datenschutzbeauftragter

 

Den Datenschutzbeauftragten der einzelnen Gesellschaften erreichen Sie im Bedarfsfall unter folgenden Kontaktdaten:

Herr Thomas Althammer
c/o Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Roscherstraße 7, 30161 Hannover
Telefon: +49 511 330603-0, Telefax: +49 511 330603-48, E-Mail: kontakt-dsb@althammer-kill.de

 

 

III. Welche Daten verarbeiten wir, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage?

 

Folgende Datenarten oder -kategorien sind Gegenstand der Verarbeitung:

 

a) Registrierungsinformationen:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort
• Öffentliche IP-Adresse
• Browserdaten
• Telefonnummer (freiwillig)
• Postanschrift (optionale Angabe)
• Avatar (optionale Angabe)

 

b) Host- und Nutzungsinformationen:

• Benutzeragentenkennung, Hardwaretyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads, MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend), Serviceversion
• Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität)
• Anzahl der Sitzungen, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen
• Hostname

 

c) Benutzergenerierte Informationen:

• Besprechungs- und Anrufaufzeichnungen, Hochgeladene Dateien (sofern Recordings durchgeführt werden)

 

d) Sonstige Datenkategorien personenbezogener Daten:

• Foto (freiwillig)
• Videoübertragung durch Ihre Webcam (freiwillig)
• Tonübertragung durch Ihr Mikrofon
• Dateiübertragung/Chat
• Dauer der Veranstaltung
• Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit
• Bei Aufzeichnungen des Gastgebers: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen
• Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war
• Aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei

 

e) Voraussetzung für die Nutzung ist die Speicherung der Teams-App, diese wird direkt von Microsoft zur Verfügung gestellt. Bei der Nutzung des Dienstes werden Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert, diese sind für die Bereitstellung des Dienstes unbedingt erforderlich im Sinne des § 25 Abs. 2 S. 2 TTDSG.

 

Eine Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

Die Datenverarbeitung erfolgt u.a. zur Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Schulungen (Online-Fortbildungen, Seminaren), Bewerbungsgespräche, Veranstaltungen etc..

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind:

 

• Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten und Bewerbern zur Begründung, der Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
• Soweit personenbezogene Daten von Externen (z.B. Mandanten, Vertragspartner, Dienstleister, Rechtsanwälte, Berater etc.) verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

 

Eine Aufzeichnung der Videokonferenz unter Nutzung der Aufzeichnungsmöglichkeiten des Dienstes Microsoft Teams durch uns findet auf freiwilliger Basis und nach vorheriger Ankündigung statt. Die Aufzeichnungen werden gelöscht sobald eine Verarbeitung nicht mehr notwendig und erforderlich ist. Ein etwaiges Widerspruchsrecht bleibt davon unbeeinflusst.

 

IV. An welche Empfänger werden Ihre Daten weitergegeben und wie lange werden die Unterlagen gespeichert?

 

Von den oben aufgeführten personenbezogenen Daten stehen die Folgenden allen Teilnehmern einer Videokonferenz
zur Verfügung:

 

• Kontaktdaten (Name)
• Foto (freiwillig)
• Videoübertragung durch Ihre Webcam (freiwillig)
• Tonübertragung durch Ihr Mikrofon
• Dateiübertragung/Chat
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung

 

Gruppenintern werden Ihre personenbezogenen Daten, je nach Beteiligtenkreis, ggf. an weitere Unternehmen der Gehrke Econ Gruppe weitergeleitet.

 

Die Videokonferenz wird mithilfe des Produkts Microsoft Teams des Unternehmens Microsoft durchgeführt. Microsoft, ist ein Anbieter von Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing. Sämtliche von Microsoft Teams erbrachten Produkte und Leistungen zur Business-to-Business-

Zusammenarbeit sind Teil des Microsoft Portfolios und werden insgesamt von Microsoft als Software as a Service (SaaS) erbracht.

 

Die Datenschutzhinweise von Microsoft sind hier abrufbar:

 

• https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement

 

Sämtliche Vorkehrungen zur Datensicherheit bei Microsoft finden Sie hier:

 

• https://www.microsoft.com/de-de/trust-center

 

Microsoft verfügt über die folgenden Zertifizierungen:

 

• ISO 27001, 27017, and 27018
• SOC 2 Type II Attestation, SOC 3 + C5
• FedRAMP

 

V. Ort der Verarbeitung und Datenübermittlung in Drittstaaten

 

Die Verarbeitung der Daten findet in einem Rechenzentrum in der EU statt, eine Drittlandübertragung in die USA ist nicht geplant kann jedoch nicht ausgeschlossen werden. Für diesen Fall haben wir EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

 

VI. Ihre Datenschutz-Rechte

 

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Datenverarbeitung:

 

• Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DSGVO oder Löschung gem. Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO

 

 

VII. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

 

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu beschweren. Die für uns unmittelbar zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500, Telefax: +49 511 120-4599, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

 

VIII. Widerspruchsrecht

 

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung (Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. In diesem Fall prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie weiter oben.

 

IX. Ihre Fragen zu datenschutzrechtlich relevanten Sachverhalten

 

Sie können sich jederzeit mit Ihren für Sie datenschutzrechtlich betreffenden Fragen an uns, den Verantwortlichen der Verarbeitung, oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, die Kontaktdaten finden Sie weiter oben.