Sehr geehrte Damen und Herren,
zum 01. Januar 2020 wurde das Forschungszulagengesetz eingeführt, über das wir Sie bereits informiert haben.
Aufgrund von Neuigkeiten zur Zulassungsstelle sowie zu den Ermittlungs- und Dokumentationspflichten ergibt sich nun erstmals und unmittelbar Handlungsbedarf. Im Folgenden stellen wir Ihnen kurz dar, was Sie tun müssen, um sich Ihre Forschungszulage zu sichern.
Für die Beantragung der Forschungszulage ist ein zweistufiges Antragsverfahren vorgesehen. Im ersten Schritt erfolgt ein Antrag auf die Bescheinigung zur Forschungszulage. Im zweiten Schritt wird dann die Forschungszulage beim Finanzamt beantragt. Die maximale Forschungszulage beträgt 1.000.000 € pro Jahr.
Antrag auf die Bescheinigung für die Forschungszulage
Das Bundesministerium für Bildung und Forschung hat die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) an ein Konsortium aus Wissenschaftsunternehmen vergeben. Auf der Internetseite der BSFZ (https://www.bescheinigung-forschungszulage.de/) kann der Antrag auf die Bescheinigung gestellt werden. Der Antragsprozess verläuft in fünf Schritten:
- Registrierung auf der Internetseite der BSFZ
- Ausfüllen des Antrags online
- Einreichung des Antrags online und zusätzliche postalische Einreichung des unterschriebenen Antrags
- Prüfung des Antrags durch die BSFZ auf die Förderfähigkeit des Vorhabens
- Bescheiderstellung durch die BSFZ
Im Rahmen des Zulassungsverfahrens sind für die Förderfähigkeit des Vorhabens insbesondere die Erläuterungen zu den wissenschaftlichen oder technischen Risiken wichtig. Wenn das Vorhaben einen konkreten Bezug zu bestehenden Produkten/Dienstleistungen/Verfahren hat, muss verdeutlicht werden, inwieweit die Arbeiten des Vorhabens über übliche routinemäßige Entwicklungsleistungen hinausgehen. Bei der Beantragung der Bescheinigung ist außerdem von Bedeutung, dass es sich bei dem Forschungs- und Entwicklungsvorhaben um einen budgetierten Prozess handeln muss. In dem Antrag werden Angaben zu den Gesamtkosten des Vorhabens über die Laufzeit benötigt.
Bei der Erstellung des Antrags ist darauf zu achten, dass bei Vorhaben der Entwicklung nur die experimentelle Entwicklung förderungsfähig ist. Entwicklungen sind nicht förderungsfähig, wenn den Lösungsansätzen nur betriebswirtschaftliche und nicht technologische Konzepte zugrunde gelegt werden wie z.B. bei der Marktforschung, Vorhaben mit dem Ziel der Marktentwicklung, Erarbeitung von Produktionshandbüchern und Qualitätssicherungsrichtlinien.
Ermittlung der Bemessungsgrundlage und Dokumentationspflichten
Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage sind – neben den Aufwendungen einer eventuellen Auftragsforschung – die Arbeitslöhne der forschenden Mitarbeiter. Für die Dokumentation des Arbeitseinsatzes in den Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Die Anwendung der GoBD im Rahmen der Dokumentation der Arbeitszeiten der forschenden Mitarbeiter ist als erhebliche Hürde auf dem Weg zur Forschungszulage anzusehen, da insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein müssen:
- Zeitnahe und laufende Erfassung der Arbeitsstunden
- Systematische und übersichtliche Erfassung der Arbeitsstunden
- Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen
- Einzelaufzeichnungspflicht der Arbeitsstunden für jeden forschenden Arbeitnehmer
- Erfassung der gesamten Arbeitszeit und der förderfähigen Arbeitszeit des Arbeitnehmers
Die Aufzeichnungen können in elektronsicher Form und auch in Papierform erfolgen. Auch für kleine und mittlere Unternehmen gelten die Dokumentationspflichten der Bemessungsgrundlage für die Forschungszulage. Es gibt keine Erleichterungen.
Aus der Anwendung der GoBD ergibt sich insbesondere, dass die Erfassung der relevanten Zeiten beispielsweise in einer Excel-Tabelle nicht ausreichend ist. Da eine Forschungszulage bereits erstmals für das Jahr 2020 beantragt werden kann, sollte die angemessene laufende Dokumentation schnellstmöglich sichergestellt werden.
Klargestellt wurde zudem, dass die Forschungszulage einer Steuererstattung gleichzusetzen ist, sodass für die Forschungszulage die Strafvorschriften des § 370 AO zur Steuerhinterziehung entsprechend gelten. Die Überprüfung der Ermittlung der Bemessungsgrundlage sowie die angemessene Dokumentation wird das Finanzamt erst im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung untersuchen. Der laufenden Dokumentation von Beginn an ist daher höchste Bedeutung zuzurechnen.
Unsere Unterstützungsmöglichkeiten
Wir unterstützen Sie auf dem Weg zu Ihrer Forschungszulage. Sofern Sie den Antrag auf die Bescheinigung selbst erstellen, können wir eine kritische Durchsicht bezüglich der Erfüllung der Voraussetzungen für das Forschungs- und Entwicklungsvorheben für Sie durchführen. Dabei achten wir darauf, dass Sie durch Ihre Angaben Stolpersteine – bspw. bezüglich der Abgrenzung der experimentellen von der sonstigen Entwicklung – meiden. Selbstverständlich können wir auch die gesamte Erstellung des Antrags für Sie übernehmen.
Fällt die Bescheinigung der Zulassungsstelle positiv aus, ist der Antrag auf die Auszahlung der Forschungszulage im Rahmen der Steuererklärung zu stellen. In diesem Rahmen ermitteln wir die Bemessungsgrundlage und alle förderfähigen Aufwendungen für Sie.
Bereits jetzt müssen die Voraussetzung für die angemessene Dokumentation geschaffen werden. Gerne erläutern wir Ihnen die erforderlichen Maßnahmen – bspw. die Einrichtung eines Zeiterfassungssystem – und unterstützen Sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen mit unseren Erfahrungen.
